The Arbinger Institute

We Change Mindset

□アービンジャー「箱」NEWS【Vol. 301】2015/3/13

みなさん、こんにちは

卒業式、送別会、解散式、…、
別れは、また新たな出会いの始まりです。

先週のたぁ~ちゃん、に続くのは、

またまた送別会で二日酔い?の 斎藤みのる です。

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■   会議が多いっ!                :  斎藤 実
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「新情報誌のキックオフミーティングですが、
原田さんも、田中さんも、全然スケジュールが空いてなくて、
二週間後の水曜日の朝8:00になってしまいますが、
それでいいですか?」

「二週間後の朝8:00!?  うわっ、どうしようかなぁ~…」

「明後日の田淵さんとの打合せ、会議室が一杯で、
角のオープンブースになっちゃいますが、だめですよねぇ?
人事評価の話をするから部屋じゃないと無理ですよねぇ~。」

「そうだよね。他のフロアー、隣のビルでもいいから、
何とか探してくれるかな?」

スタッフメンバーの由香さんに、会議のアレンジをお願いしているが、
これが、いつもの会話になっている。

会社には、定例会議が山のようにあり、会議室がいつも一杯でとれない。

社員は、会議が多いことに、
「これが普通だ」、と思い込んでいたり、
「この仕事をしていくには、仕方がないんだ」、と半ばあきらめている。

「会議の効率化に結びつくようなしかけ、技術、アイディア…、
なんでもいいから、今のスタイルを少しでも変えたいなぁ~…」

先日、組織風土改革のコンサルタントに、都内の先進的なオフィスを
数社訪問するツアーを企画してもらい、優良な外資系企業、新興サイバー企業の
オフィスを回った。

「人の行き来をする動線をベストにするために、フロアー間には幅広の階段を
自由にレイアウトできるんです。コミュニケーションがよくなったと評判です。」

「壁を全部ホワイトボードにして、すぐにミーティングができるようにしたんです。
会議室での会議が減ったそうです。」

「有名な喫茶店が社内のカフェテリアに常設されていて、会社の福利厚生として、
社員は無料で美味しいコーヒーが飲めて、その場でリラックスしてミーティングを
しているんです。いい雰囲気のミーティングが多いそうです。」

「和風の畳会議室、ファミレス風の会議スペース、飛行機のコックピットのような
一人用の集中できるブースなど、遊びごころもあって、社員の皆様から好評です。」

コンサルタントからいろいろな説明をしてもらい、「はぁ~っ、すごいなぁ~っ」
と感心しながら、ツアーが進む。

しかし、なぜか、そのアイディアに飛びつくような気持ちが湧き出てこない。

ツアーの解散後、電車の中で、私が若手のころに、
初めて定例会議のアレンジを先輩から任されたことを思い出していた。

「おい斎藤っ、 明後日のあの改善テーマの定例会議、誰に声かけているの?」

「はい、船岡さん、佐野さん、小松さん、大賀さんです。
みなさん、すごくいいアドバイスをしていただけると思いますので…」

「えっ、それだけか!」

「はい。無駄にいろんな人にお声掛けしても、意見はあまり変わらないと
思いますし、この5名の方で十分かと…」

「おまえは、ぜんぜん、わかっていない!
この改善テーマに関係する30のチーム全部の誰かに、まず参加の依頼を
早くしろ! なんとか調整するんだ!」

「えっ、今からですかっ!?」

「あたりまえだ! もしも、一人でも欠けたら、定例会議はリスケだ!
来週までになんとか開催しないと、スケジュールがどんどん押してしまう。
あまえ、来週休暇だったよな…。 このままだと休めないよなっ!」

続けて先輩は、半ばあきれたかのようないいかたで、
「網をかけるように、漏らさないように、全チームの誰かにはとりあえず
話を聞いてもらう。
後でトラブルがおこった時に、”聞いていなかった”と言わせないように
するためだ。
議事録にも参加者のチームと名前を必ず併記しておくことだ。
いいな、わかったなっ!」

(我に返って)
そういえば、
最近は、メール同報システムの登録も膨大になっていることが報告されている。
一日1000本以上、メールを受信するチームリーダーも存在する。

メールを送ったのに、定例会議に来ないのは、そのメールに反応できない
メンバーのせいにできる。
そうなると、どんどん定例会議の参加者は増えてゆく。
定例会議に出ても、発言をする人は限定的で、聞いているだけの参加者がほとんど。

一方で、時間集約的に会議をさばく必要があるので、準備する資料の
量、クオリティが求められる。
記載漏れや、誤記があると、今度は参加者に、資料の内容を問われ、
トラブルがおこった時に、そのせいにされるリスクがある。

リスクっ?

誰の何に対するリスクなんだろう?

それは明らかに会社組織としての
その仕事、テーマ、プロジェクトに対するリスクではない。

各個人の、
自分のせいにされ、そして非難され、責任をとって取り繕う、
ことに対する恐怖心、ではないか!

その恐怖心に囚われながら、
自分に優位な状態を常に保てば、余計な仕事、調整をしなくて済む。

あれっ!

つまり、全員が優位な状態を保つように、緻密にそして準備周到し、
確固な手段、方法、技術を使いこなすことを期待するために、
今のこれらの会議は存在しているのではないか!

ううっ!
これは、変えるべきことなのだろうかっ…?!

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■ 編集後記
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先日、著名で一流企業の技術担当フェローの講演を聴講した際、

「パワーポイントの資料は、いくらでも良く見せられる。
当社では、それを廃止し、ワード1枚ものの資料だけで会議は
準備することにしたことで、生産性が上がった。本当の心、想いを
伝えるには、それで十分だ!」

と熱く語られた。

資料という手段、テクニカルなことで、本当に恐怖心に囚われずに、
生産性の高い仕事をすることができるだろうか?

あぁ~、いかん!

ここに何もできないで、踏み出せない自分がいる。
あるチャレンジをして、結果が出せなかったら、
きっと非難され、責任をとって取り繕うはめになる、

そのことに対する恐怖心で、私も一杯になっているじゃないか!

日々是修行。
自分の箱とのつきあいは、始まったばかりだ。